Ons spreadsheet met budgetten

Op veler verzoek, tenminste op verzoek van 2 van onze lezers, een wat uitgebreidere blog over de spreadsheet die we gebruiken om onze budgetten mee te bewaken.

Zoals al eerder gemeld houden we onze uitgaven bij in een spreadsheet in Google Drive. Het grote voordeel hiervan is dat je online vanaf elke locatie (met een internetverbinding) toegang hebt tot je overzicht, zowel op een desktop computer of laptop als een tablet of smartphone. Bovendien kunnen zowel ML als VL tegelijkertijd in de spreadsheet werken zonder elkaar in de weg te zitten. Een ander groot voordeel is dat het gebruik van een spreadsheet in Google Drive gratis is.

De spreadsheet ziet er op een desktop computer als volgt uit (zie figuur 1):

Figuur 1 - Het linkerdeel van het overzichtsblad van de spreadsheet

Deze spreadsheet is opgebouwd uit 14 tabbladen (1). Een overzichtsblad, een blad voor elke maand van het jaar en een blad met wat berekeningen (zoals onze hypotheek). Het overzichtsblad bevat een schatting van de jaarinkomsten (2) en de daaruit berekende maandinkomsten. Daarboven (3) staan de budgetten die we hebben ingesteld op zowel jaarbasis als maandbasis. De maandelijkse uitgaven zijn gemiddelden, dus er zullen maanden zijn waar we er boven zullen zitten en er zullen maanden zijn waar we onder deze bedragen blijven. Vervolgens zie je bij (4) de werkelijke uitgaven van januari. Onderaan deze kolom (5) zie je de totale uitgaven voor januari en het resterende deel. Als deze negatief is, dan wordt deze laatste rood weergegeven. In de kolom ernaast (6) staan de uitgaven van februari, etc.

Figuur 2 - Rechterdeel van het overzichtsblad van de spreadsheet

Bekijken we het rechterdeel van de spreadsheet (zie figuur 2), dan zien we de totalen (1) van het hele jaar. De kolom over (2) geeft aan hoeveel er overblijft voor elke categorie. Een negatief en dus rood getal betekent dat je teveel hebt uitgegeven en dus enigszins behoudend met deze kostenpost om moet gaan. Het belangrijkste getal is het getal bij (3), het bedrag dat je voor alle kostenposten over hebt gehouden. Dat getal moet aan het eind van het jaar op groen blijven staan. Anders heb je je budgetten verkeerd ingesteld.

De uitgaven worden niet in dit overzichtblad ingevoerd, maar worden in het tabblad van de bijbehorende maand ingevoerd (zie figuur 3):

Figuur 3 - Specificatie maandelijkse uitgaven

Het enige dat we gedurende het jaar invullen, zijn de gele invulvelden die alleen aanwezig zijn in de tabbladen van de maanden. Alle andere bedragen op zowel de maandtabbladen als het overzichtsblad worden automatisch ingevuld aan de hand van de data in deze gele velden. In bovenstaand figuur zie je duidelijk hoeveel je nog te besteden hebt voor elke kostenpost en voor welke kostenposten je al over je budget bent heen gegaan.

Het bijhouden van het spreadsheet lijkt misschien veel werk, maar het voelt als een spelletje om de getallen in te vullen en je hebt een heel goed inzicht in je uitgaven en nog te besteden bedrag en het zal je uiteindelijk veel geld besparen.

Mocht er na het lezen van deze blog nog steeds behoefte zijn aan nog meer details, dan moet ik maar eens ergens een ochtend of middag gaan inplannen waar alle geïnteresseerden bij elkaar komen om gezamenlijk een spreadsheet naar ieders wens in te richten.

Let op: de getallen in de spreadsheet zijn inmiddels achterhaalt doordat we wat hebben moeten wijzigen.